Outlook技巧中常用到是利用规则来实现对
邮件归档。其实，这样还显得费事了点，因为用“组织”功能也可以非常方便地用不同颜色清晰标志出来自不同地址的邮件，哪些是上级部门的邮件，哪些是同事的邮件，哪些是朋友的邮件，这样只要浏览一次即可查看。
从“工具”菜单下激活“组织”选项，当右侧空格显示“组织***”的界面时，单击“使用颜色”链接，在“发件人”后面的编辑框中输入需要标志的邮箱地址或联系人名称，最后
设置好希望显示的颜色，设置完成后单击最右侧的“应用颜色”按钮即可。
按照同样的
方法，我们可以为不同来源的邮件地址设置标志的颜色，以后收到这些邮件时，Outlook会针对不同来源的邮件自动标志相应的颜色。假如你有更高的要求，可以打开“自动设置格式”窗口选择其他
高级选项，例如编辑字体、更改规则属性、指定条件等，具体操作这里就不多说了。
对于在办公室工作的朋友来说，突如其来的来访和外出是再经常不过的事情了，有些紧急的邮件因此就得不到处理。这时候与其让不知情的对方焦急等待，不如主动给他留言，告诉对方你在干什么更好。Outlook能帮你实现自动留言的功能。
虽然Microsoft Outlook的“外出时的助理程序”功能也可以帮你，但只有用户配置文件中包含Exchange Server时才可以使用，比较麻烦，所以在这里我们使用另一种办法。
第一步：新建纯文本邮件
新建一个纯文本格式的邮件，请注意不要使用Word作为电子邮件编辑器，在邮件中输入希望自动回复时显示的内容，例如“抱歉，我目前有些事情临时外出，如果有紧急事情，请拨打电话010-12345678”之类的留言，当然不要忘记留下你的签名。
第二步：保存为模板文件
从“文件”菜单中选择“另存”命令，将刚才新建的邮件保存为Outlook模板，例如可以命名为“临时外出”。
第三步：设置规则
接下来，打开“规则和通知”对话框，新建一个规则，这里选择“从空白规则开始”，当然检查邮件的时间仍然是“邮件到达时检查”，然后在“想要检测何种条件”下选中“只发送给我”复选框，在“如何处理该邮件”下选择“用特定模板答复”，接下来单击“特定模板”下划线，此时会弹出一个对话框，这里默认只显示标准模板，请从“查找”下拉列表框中选择“文件系统中的用户模板”，然后定位到已保存的“临时外出模板文件即可。
提示：选择“用特定模板答复”是有原因的，这样的规则将只向每个发件人发送一次答复，从而避免了Outlook给和你发出多封邮件的同一个发件人发送重复答复，以后，当你临时外出时，Outlook会根据事先定义的模板和规则进行自动答复，你就完全不用操心了。 
