电子表格管账就这么简单

　　我所在的学校是一所小学，在校就餐的教职工不足20人。我是后勤主任，兼管着学校食堂伙食的账目。别看小食堂，我要管的账目还真不少：个人伙食交款、支出、结算；伙房支出、结算、实物折合；集体收入、支出、结算；现金收入、支出、结算。前任主任交给我若干账本，并教给我详尽的记账方法、计算方法。老主任感叹说：“麻烦呀，笔笔账目都要清楚。你可要仔细呀，这些账目相互牵制，如果一处出错就改动一大片。”

　　电子表格提供了丰富的函数和自定义公式功能，如何利用电子表格解决这种实际的繁琐问题，使食堂伙食账目管理更轻松呢？经过一学期的实践总结，笔者设计了以下方案。

　　建立工作簿

　　新建电子表格文件，建立3个工作表，依次重命名为个人伙食账、集体伙食账、现金账。

　　建立个人伙食账

　　个人伙食账按月份建立。每月包含以下五项：姓名、本月交款、月初余额、伙食支出、本月结算。其中各月的姓名列用“复制”、“粘贴”保持一致，以便于定义公式后用填充柄拖拽复制公式（如图1）。

图1

　　定义各单元格逻辑运算关系或用法：本月结算=本月“月初余额”-本月“伙食支出”（结果可能是正数也可能是负数）。在单元格的公式编辑栏中应输入自定义公式：“=H3-I3”。本月“月初余额”=上月的“本月结算”+“本月交款”（首月“月初余额”等于“本月交款”）。在单元格的公式编辑栏中的自定义公式为：“=E3+G3”。最后一行为“合计”，用自动求和函数计算各列合计。在单元格的公式编辑栏中应输入函数：“=SUM(J3:J5)”。“伙食支出”数据来源于“X月份个人伙食支出明细账”工作簿中的“支出合计”。该工作簿中“姓名”列要从“个人伙食账”中“复制”、“粘贴”保持一致，并定义好“支出合计”各单元格的自动求和函数，然后该工作簿电子文件交给厨师，由厨师负责填入个人每餐支出数据。月底厨师上交该工作簿电子文件，“复制”其“支出合计”列，粘贴其数据到“个人伙食账”的“伙食支出”列中。

　　在这个工作表中，只有“本月交款”一列数据需要手工录入。其他列的数据都可根据定义好的公式自动计算，大大提高了工作效率，减轻了录入与计算的负担。

　　建立集体伙食账

　　集体伙食账也按月份建立。每月包含以下五项：总收入、总支出、实物折款、本月结结余、累计结余（如图2）。

图2

　　定义各单元格逻辑运算关系或用法：“总收入”=“个人伙食账”工作表中的“伙食支出”列的“合计”单元格数据。在单元格的公式编辑栏中的自定义公式为：“=个人伙食账!I6”。“总支出”=伙房购买米面肉油等开支票据总计。其数据由厨师积累计算，由管理员审核。“实物折款”=伙房购买的米面肉油等剩余实物所折合的款数。“本月结余”=本月“总收入”-本月“总支出”-上月“实物折款”+本月“实物折款”（计算首月“本月结余”，不用减上月“实物折款”）。在单元格的公式编辑栏中的自定义公式应为：“=B3-C3-D2+D3”。“累计结余”=上月“累计结余”+“本月结余”。在单元格的公式编辑栏中的自定义公式应为：“=F2+E3”。

　　建立现金账

　　现金账也按月份建立。每月包含以下四项：交款合计、现金支出合计、现金结算、累计结算（如图3）。

图3

　　定义各单元格逻辑运算关系或用法：“交款合计”=“个人伙食账”工作表中“伙食支出”列的“合计”单元格数据。在单元格的公式编辑栏中的自定义公式为：“=个人伙食账!G6”。“现金支出合计”=“集体伙食账”工作表中的“总支出”。在单元格的公式编辑栏中的自定义公式应为：“=集体伙食账!C3”。“现金结算”=“交款合计”-“现金支出合计”。在单元格的公式编辑栏中的自定义公式应为：“=B3-C3”。“累计结算”=上月“累计结算”+本月“现金结算”（首月“累计结算”=本月“现金结算”）。在单元格的公式编辑栏中的自定义公式应为：“=E2+D3”。

　　保存模板

　　执行菜单栏“文件→另存为”命令，在“另存为”对话窗口中“保存类型”选项中选取“模板”，保存在默认目录即可。

　　新建本学期文档

　　重新启动电子表格程序，执行菜单栏“文件→新建”命令，在“新建工作簿”对话框中选取“本机上的模板”，再选取我们创建保存的“伙食账目管理”模板。如果是新学年或新学期我们只要改动姓名列数据即可（如人数增多，只要在“合计”上方插入新行即可），其他规划以及函数、自定义公式都可以保留不变（如图4）。现在，我们就新建好了一个新学期关于“伙食账目管理”的电子表格文档，我们可以用它方便地管理新学期的伙食账目了。

图4