Excel2000应用案例之四

1.4 Excel 2000工作环境

无论从事什么工作的人，都希望能有一个舒适、方便的工作环境。对于经常使用电子数据表软件的用户来说，除了宽敞明亮安静的房间，高矮、软硬合适的办公桌椅等硬件环境以外，操作方便的软件环境对于提高工作效率，减轻工作强度也是十分重要的。Excel

2000可以使用户在很大程度上自定义自己的工作环境。用户可以根据自己的工作性质，操作对象等决定哪些工具栏显示，而哪些工具栏不显示；可以指定工具栏上显示哪些命令按钮；还可以规定小数保留几位，网格线是否显示，是显示公式还是显示公式计算的结果等众多环境参数。

Excel 2000的工作环境主要是通过工具菜单中的选项命令来设置。当执行选项命令后，将出现如图1－9所示的选项对话框。下面重点介绍常用的视图、重新计算和编辑选项的设置。

图1－9

1.4.1 视图选项

视图选项是设置工作环境中影响最多的选项。主要内容如图1－9所示。

1. 显示选项

显示选项主要包括三项：编辑栏、状态栏和任务栏中的窗口。一般这三项都应选定。其中编辑栏是Excel电子数据表软件窗口中所特有的对象，主要是在建立工作表时，用来编辑公式。Excel默认状态下，对于包含公式的单元格，单元格中显示的是公式的计算结果，而只有在编辑栏中才显示公式本身。状态栏是大多数软件窗口中都有的对象，用来显示当前系统所处的状态，提示用户可进行的操作等。只有一些特殊的应用场合，例如希望窗口中能显示更多的数据，才取消编辑栏和状态栏的显示。任务栏中的窗口一项，是Excel

2000新增的选项。主要是针对Windows 95/98的任务栏操作。当在Excel中打开了多个工作簿时，在以往版本的Excel中要在不同的工作簿之间切换，需要通过窗口菜单中工作簿列表进行。而在Excel

2000中，如果选定了任务栏中的窗口选项，则所有的工作簿都会作为一个独立的窗口出现在Windows 95/98的任务栏上，这样可以直接在任务栏上单击所需的工作簿，即可方便地在不同的工作簿之间切换。

2. 窗口选项

窗口选项比较多，一般情况下，像行号、列标，水平、垂直滚动条，工作表标签都是操作工作表时不可缺少的对象。只有一些特殊的应用场合，例如对于不希望别人改变窗口显示内容的工作表，只包含一个工作表的工作簿等，才取消上述某些选项的显示。Excel通常情况下都是以表格形式出现的，当需要制作或是打印正规的报表时，可能希望报表周围没有表格，而以空白形式出现，这时可以取消网格线选项。然后在需要表格线的区域人工设置所需的表格线。对于需要直接显示公式的场合，可以选定公式选项，这时所有包含公式的单元格不再显示公式的计算结果，而是显示公式本身。如果只是希望其中某些单元格显示公式，可以采用在相应公式前加单引号的方法。当然该公式只是作为字符串处理，不再进行计算了。其它还可以设置是否显示自动分页符（在准备打印时有用），如何显示批注，如何显示对象，以及网格线的颜色等。

1.4.2 重新计算选项

顾名思义，重新计算选项主要用来设置有关计算的方法。用户可以根据需要选择自动重算、除模拟运算表外自动重算和人工重算三种方法之一。一般情况下，都选择自动重算选项。这时每当有关的单元格数据发生变化时，相应的公式都根据变化的数据自动重算。如果选择人工重算选项，则所有的公式都保留建立公式时的计算结果。只有当执行工具中的选项命令，在重新计算选项卡中，单击重算所有文档或重算活动工作表按钮时，才重新进行计算。当选择人工重算选项时，也可选定保存前自动重算，这样在每次保存工作簿前，自动重算，并保存最新的计算结果。当利用Excel进行统计汇总时，有时会遇到计算的累计和与屏幕上显示的数据的累计和不一致。要避免该问题，可以设置工作簿选项下的以显示值为准复选框。其它还有关于最大叠代次数、最大误差等反复操作选项，它们主要影响统计分析、规划求解的计算，用户可以根据需要设置。

1.4.3 编辑选项

编辑选项对于编辑工作表时的操作有直接的影响，其内容如图1－10所示。常用的主要有以下选项。

图1－10

1. 直接编辑功能

Excel 2000单元格的编辑操作，特别是有关公式的编辑操作，通常是在编辑栏进行的。但是对于一般的数据，则可能在单元格中直接编辑更为直观。这时可选定单元格内部直接编辑复选框，则既可以在编辑栏编辑，也可以直接在单元格编辑。直接在单元格的某个位置双击，工作表的工作状态即由就绪状态变为编辑状态，且在单元格的指定位置出现闪烁的光标，指示相应的插入点，可以直接在该位置进行数据的插入、删除或修改操作。而如果是在就绪状态，只能进行替换操作，即输入的内容替换原来单元格的全部内容。

2. 拖放功能

在Excel 2000中要完成某个任务，可以有多种操作方式。例如复制或移动单元格中的数据，可以使用菜单、快捷菜单、工具栏按钮以及快捷键等操作。但是，最为直观的当属鼠标的直接拖放操作。特别是对于大批有规律的数据和公式，使用鼠标拖放来自动填充是最为快捷高效的方法。而要实现这些功能，必须选定单元格拖放功能复选框。为了防止拖放操作时不慎覆盖了有效的数据，通常还应选定覆盖单元格内容前提出警告复选框。

3. 移动方向

在Excel 2000中连续输入大量数据时，一般希望每输入完一个单元格后，自动进入下一个单元格。这时，可以根据输入数据的排列次序，选择移动方向。所谓移动方向，即是指当输入完一个单元格按回车键后，活动单元格的移动方向。可以根据需要从方向右边的下拉框中选择向下、向右、向左或向上。Excel

2000还具备自动回车特性。这对于按行输入时特别方便。要使用该特性，应将移动方向设置为向下，然后每输入完一个单元格后按Tab键，这时活动单元格自动向右移动，当输入完某行最后一个单元格的内容后，按回车键。这时活动单元格自动移动到下一行与输入数据区域对齐的第1个单元格。

4. 小数点设置

对于需要大量输入小数的场合，特别是输入具有相同位数小数的场合，使用自动小数点设置选项可以有效提高工作效率。选定自动设置小数点选项后，通过微调钮选定适当的小数位数。这时无论用户输入什么数据，都会自动转换成指定位数的小数。例如选定2位小数位数时，当输入“1234”、“56”、“7”和“890”，将分别转换为“12.34”、“0.56”、“0.07”和“8.9”。

5. 记忆式键入

当输入的数据有许多重复的内容时，可以利用Excel 2000的记忆式键入功能，提高输入速度，减少出错机会。当选定了记忆式键入复选框后，在工作表中输入数据时，如果遇到该列已输入过的内容时，只需输入其开始的若干字符，Excel便会自动填充其余的内容。例如，在上面已输入了“高级工程师”，在当前单元格中刚输入了“高”字，其余内容将会自动填上。但是如果上面还有“高级讲师”等内容，则需要输入“高级工”三个字时，才会自动填上。

6. 自动扩展

自动扩展功能是Excel 2000的新增功能。当选定了扩展数据清单格式及公式复选框后，每当用户在数据清单中追加数据时，Excel

2000会自动根据报表的内在规律，例如上一行或左边一列的公式自动填充有关的计算公式，并按照相关单元格的格式自动设置其格式。

1.4.4 工具栏设置

在Excel 2000工作环境中，将一些经常使用的命令分门别类，以工具栏按钮的形式放置在窗口中，从而使得日常操作更为得心应手。例如，要预览需要打印的工作表，可以直接用鼠标单击常用工具栏中的打印预览工具按钮实现；要设置某个单元格为货币样式，只需用鼠标单击格式工具栏中的货币样式按钮即可。Excel

2000内置的常用工具栏共有14个，有关具体内容参见图1－11。默认情况下，窗口中只出现常用工具栏和格式工具栏。用户可以根据工作的需要，在窗口中显示其它的工具栏或是隐藏暂时不需要工具栏。用户还可以重新组织工具栏，甚至定义自己专用的工具栏。通过调整和设置工具栏，可以使工作更为方便快捷。

1. 显示或隐藏工具栏

用户可以根据当前所作的工作或是日常经常进行的工作，将经常使用的工具显示在窗口中，而将暂时不用的工具栏隐藏起来。显示或隐藏工具栏的操作步骤如下：

l 选择视图菜单的工具栏命令，或是用鼠标右击任一工具栏，弹出工具栏快捷菜单，如图1－11所示。

图1－11

l 选定想要显示或隐藏的工具栏。工具栏名称左边若有标记“√”，表示这个工具栏将显示在屏幕上；若没有标记“√”，则表示隐藏该工具栏。

除了上述工具栏以外，Excel 2000还有全屏显示、三维设置、停止录制和阴影设置等工具栏，而上述工具栏是不出现在工具栏命令中的。如果需要使用上述工具栏，则需执行工具菜单中的自定义命令，然后选择定工具栏选项卡，选定所需工具栏按钮相邻的复选框即可。如图1－12所示。

图1－12

2. 工具栏的位置

工具栏在窗口中出现的位置可以有两种情况：固定工具栏或是浮动工具栏。所谓固定工具栏，是指工具栏出现在窗口的上方、香