Excel2000应用案例之九

第三章 透视分析
[本章提要]本章主要通过企业的销售情况统计实例，介绍了分类汇总、合并计算和数据透视表的应用。着重说明了Excel 2000中数据透视表和数据透视图的使用方法和操作技巧。

在报表处理过程中，经常需要对报表中的数据进行各种汇总计算。例如，在销售管理方面，需要定期对销售情况进行分类汇总；有时还需要将多个报表进行合并计算；而对于更高层次的管理人员，可能需要从不同的分析角度，对同一张报表根据不同的指标进行分类汇总。这一过程被形象地称为“透视分析”。而这些操作在Excel 2000中都可以方便、快捷地实现。以下通过某个生产视频设备的企业的销售管理实例，说明上述工具的应用。

3.1 分类汇总
各种报表处理中最常用的就是分类汇总。例如会计核算，需按照科目将明细账分类汇总；仓库管理，需按照库存产品类别将库存产品分类汇总；医院管理，需按照疾病进行病源病谱的分类汇总等等。例如，某企业记录1999年1月份销售明细账的工作表如图3－1所示。现需要汇总各种商品的销售额。虽然可以利用Excel 2000的公式和函数完成有关的计算，但是使用分类汇总工具更为有效。

图3－1

3.1.1 分类依据
在进行分类汇总操作之前，首先要确定分类的依据。例如图3－1的数据，如果要考查不同销售人员的销售业绩，可以按销售员分类汇总；如果要分析不同产品的销售情况，则可以按产品编号分类汇总；还可以按销售日期、产品类别等其它指标分类汇总。这里假设需要按照产品编号分类汇总，即要统计不同产品的销售情况。
在确定了分类依据以后，还不能直接进行分类汇总，还必须按照选定的分类依据将数据清单排序。否则可能会造成分类汇总的错误。排序操作的基本步骤如下。
首先选定分类依据所在列的标志单元格，即C1单元格。注意，一定不要选定整个C列。读者可以试验一下，选定F1和选定F列后，执行排序操作的结果有何不同（单击撤消按钮可撤消最近执行的若干步操作）。
单击常用工具栏中的排序按钮。或是单击数据菜单中的排序命令，然后在出现的排序对话框中指定主要关键字为产品编号。
这时整个数据清单都按照产品类别排好顺序，可以进行分类汇总操作了。

3.1.2 分类汇总操作
分类汇总操作的基本步骤如下：
如果当前单元格不在数据清单中，选定数据清单中的任一单元格。
单击数据菜单中的分类汇总命令。
这时将弹出分类汇总对话框，如图3－2所示。

图3－2

在分类字段下拉框中选定产品编号；在汇总方式中选定求和；在选定汇总项中选定数量和金额两项；根据需要决定是否选定汇总结果显示在数据下方选项，如果不选定该项，则汇总结果显示在数据上方。最后单击确定。
分类汇总的结果如图3－3所示。

图3－3

从图3－3可以看到，Excel 2000除了在每一类明细数据的下面添加了汇总数据以外，还自动在数据清单的左侧建立了分级显示符号。该区域的顶部为横向排列的级别按钮，其数目的多少取决于分类汇总时的汇总个数。区域的下面是对应不同级别数据的显示明细数据按钮和隐藏明细数据按钮。利用分级显示符号，可以根据需要灵活地观察所选级别的数据，也可以方便地创建显示汇总数据、隐藏细节数据的汇总报告：
要显示指定级别的汇总数据，可单击分级显示符号上部相应的级别按钮。图3－4为单击级别2按钮，显示2级汇总数据的结果。

图3－4

要显示某一个分组数据的明细数据，可单击相应汇总数据所对应的显示明细数据按钮 。这时相应的按钮变为隐藏明细数据按钮。图3－5为显示产品编号为“C2919PK”的明细数据的结果。

图3－5

要隐藏某一个分组数据的明细数据，可单击相应汇总数据所对应的隐藏明细数据按钮 ，或是相应明细数据所对应的概要线。这时相应的按钮再次变为显示明细数据按钮 。如果要隐藏某一级别的汇总或明细数据，可单击其上一级级别按钮。
要将分类汇总的结果单独存放在一张工作表中，可将汇总的结果复制后，利用编辑菜单中的选择性粘贴命令粘贴到新工作表中。在选择性粘贴对话框的粘贴选项中，应选择数值选项。然后利用筛选操作或是直接删除明细数据即可。
如果需要，在分类汇总的基础上还可以再创建二级乃至多级分类汇总。如果要删除分类汇总，可单击数据菜单中的分类汇总命令，然后在分类汇总对话框中单击全部删除按钮。