Excel2000应用案例之十一

3.3 数据透视表
当需要对明细数据做全面分析时，数据透视表是最佳工具。它有机地结合了分类汇总和合并计算的优点，可以方便地调整分类汇总的依据，灵活地以多种不同的方式来展示数据的特征。Excel 2000还新增了数据透视图报告功能，使得将数据透视表的分析结果用图表方式提交更为方便。

3.3.1 数据准备
为了分析方便，首先将1月～12月的数据复制到一个新工作表“全年数据”中。为此，可利用Offfic 2000提供的新功能：多重剪贴板。多重剪贴板可以同时存放12份复制的内容，根据用户的需要将其中的任意一项或是全部粘贴到指定的位置。具体操作步骤如下：
选定“1月”工作表，选中整个数据清单。右击任意单元格，在弹出的快捷菜单中，单击复制命令。也可单击复制工具按钮，或是按[Ctrl]+[C]复合键。将1月份的数据复制到剪贴板中。
按照类似的方法，将“2月”、“3月”、……“12月”工作表的数据复制到剪贴板中。在进行第2次复制操作时，将弹出剪贴板对话框。多重剪贴板最多可存放12份不同的内容。当复制完12个月的数据后，剪贴板对话框如图3－16所示。

图3－16

创建一个新的工作表“全年数据”，并选定A1单元格为当前单元格。单击剪贴板对话框中的全部粘贴按钮，复制的12个月的数据依次粘贴到新工作表中。如果次序不对，可将该工作表按日期项排序。

3.3.2 创建数据透视表
创建数据透视表的操作是比较复杂的，但是Excel 2000为此提供了数据透视表和数据透视图向导。在该向导的指导下可以轻松地创建数据透视表。其操作步骤如下：
选定数据清单中的任意单元格，单击数据菜单中的数据透视表和图表报告命令。
这时将弹出数据透视表和数据透视图向导--3步骤之1对话框，如图3－17所示。

图3－17

该步骤主要确定数据源类型和报表类型。这里指定默认选项，即数据源类型为Excel数据清单，报表类型为数据透视表。单击下一步。
这时将弹出数据透视表和数据透视图向导--3步骤之2对话框，如图3－18所示。

图3－18

该步骤选定数据源区域。由于数据清单都是位于某个连续的单元格区域，所以，一般情况下Excel会自动识别数据源所在的单元格区域，并填入到选定区域框中。单击下一步。
这时将弹出数据透视表和数据透视图向导--3步骤之3对话框，如图3－19所示。

图3－19

该步骤指定数据透视表显示的位置。这里选定新建工作表，单击完成。
这时，Excel 2000自动创建一新的工作表，在该工作表中显示创建的数据透视表的雏形，同时自动显示数据透视表工具栏。如图3－20所示。

图3－20

这时应根据分析要求，设置数据透视表的版式。该步骤也是创建数据透视表的最关键的一步。假设要分析各销售员不同时期的销售业绩，可以日期作为行字段，销售员作为列字段，而将金额作为数据项。从数据透视表工具栏中，将相应的字段拖放到行字段、列字段和数据项位置。
这时创建的数据透视图如图3－21所示。其中最右一列有每天的销售合计，最下一行有每个销售员的销售合计。

图3－21