按照会计核算的要求,对于职工缴存、支取的个人公积金必须建立个人公积金明细账,每月缴存一次,每年调整一次。手工记账,由于工作量大,操骰?担?扑惴彼觯??屎苣烟岣摺T擞肊xcel电子表格的一些功能,则可使这项工作做到方便、快捷、准确,效率大大提高。
Microsoft Excel工作簿是计算和存储数据的文件,每一个工作簿都可以包含多张工作表。根据这个功能,笔者按下列步骤建立了个人公积金明细帐,即:文件夹(个人公积金明细帐)——工作簿(科室)——工作表(个人),达到了快速查找某人公积金缴存、支取、结存情况的要求。 步骤一:建立文件夹。在资源管理器中选取指定驱动器如D:或C:,在菜单栏中点“文件”下拉菜单,指到“新建”再选“文件夹”,就会在该驱动器中产生一新文件夹,将它命名为“公积金明细帐”(见图1)。 图1 步骤二:建立工作簿。打开Excel,系统自动生成一张空白工作簿为BOOK1,以Excel文件形式存为指定目录下“公积金明细帐”文件夹中的“办公室.xls”文件,“办公室.xls”建立好后,可将之复制几个,然后再换名存盘,如“行事科.xls“、”综合科.xls“等等(见图2)。 图2 图3 步骤三:建立、编辑工作表。以办公室为例,双击“办公室.xls“。按图3样式建立一个工作表,输入年、月、日、凭证号、摘要、金额等相关数据,用公式I7=I6+G7-F7求得第一个月的余额(本期余额=年初余额+贷方金额-借方金额)。选中该单元格,将鼠标移到该单元格右下角变成“+”形状时,按下左键向下拖拽自动填充句柄,就会自动生成各期的余额。最后,为工作表重命名,双击工作表签Sheet1,当标签变为黑色,就可以输入新的具有工作意义的名称,如张民(见附表公积金.xls),以便查找(见图3)。制定第一张工作表是关键,其余的工作表只要对此表进行复制。选定要被复制的工作表标签(如张民),然后按住Ctrl键,拖动鼠标将该标签移动到Sheet2、Sheet3等位置后松开按键,则在该位置出现被复制工作表的表式。此时在相应的单元格里输入新的内容,一张新的账页就产生了。然后再将工作标签重新命名,如蔡博、王山等,依次类推,就建成了办公室.xls,详见图3。由此大大减少工作量,提高了工作效率。 |
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