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Outlook中联系人信息的管理

时间：2005-05-12 18:53 来源：洪恩在线作者：佚名阅读：次

Outlook中联系人信息的管理

1、设置联系人的日记记录

　　现在切换到“联系人”文件夹，单击“视图按钮”，选择“当前视图”，选择“按类别”，我们会发现联系人项目列表的联系人图标有的图标右下脚有一个小时钟。这些有小时钟的图标所对应的联系人就是设置了日记记录的联系人。

　　双击一个有小时钟的图标所对应的联系人，在联系人窗口中选择“活动”选项卡，在列表框中记录了该联系人的很多活动，比如这一条就告诉我们联系人曾给我们发送过主题为“hello”的电子邮件。因为我们为该联系人设置了日记记录，所以这些联系人的活动就由Outlook日记自动记录下来了。

　　单击“工具”菜单，选择“选项”命令，进入“选项”对话框。在“首选参数”选项卡里单击“日记选项”按钮，打开“日记选项”对话框，在右边的联系人列表里将要设置为自动记录的联系人前面的复选框选中，这样联系人的活动就可以由Outlook日记自动记录了。自动记录列表里的选项表示要记录联系人活动的具体类型，现在我们把“会议取消”复选框去除选中，这样所有联系人的“会议取消”活动都不会被日记记录了。单击“确定”按钮，退出“日记选项”对话框，单击“确定”按钮使刚才的设置生效，现在Outlook就会按照我们新的设置工作了。

2、Outlook中信息的输入和导出

　　在Outlook里的联系人信息，不仅可以在Outlook里使用，我们还可以将它转换为其他格式的文件，供其他Windows应用程序使用。单击“文件菜单”选择“导入和导出”命令，进入“导入和导出”对话框，在“要执行的操作”列表框里选择“导出到文件”，单击“下一步”。导出文件的类型很多，我们可以很容易地将联系人信息转换为其他格式的文件，比如：Excel电子表格或FoxPro数据库文件。我们选择“Microsoft Excel”，单击“下一步”。

　　除了联系人的信息可以导出和导入外，其他的文件夹也一样可以导出和导入，在这里我们要选择具体导出哪一个文件夹，我们选择“联系人”，单击“下一步”，在“另存为”文本框中输入导出文件的路径文件名，单击“下一步”，单击“完成”按钮，现在Outlook就开始导出联系人信息了，这是导出的文件在Excel里打开的结果。

　　对于信息的导入，它和导出刚好相反，我们可以将其他应用程序的邮件或联系人信息导入到Outlook里来。

3、建立打印视图

　　我们不仅可以在Windows应用程序中方便地使用Outlook的联系人信息，而且，我们还可以将Outlook的联系人信息打印出来，制作一本随身携带的通讯簿呢。在选中联系人文件夹的情况下单击“文件”菜单，选择“打印”，在弹出的打印对话框中选择“预览”，就是可以看到当前联系人视图打印出来的情况。

　　对打印的设置不同，打印出来的效果也就不同。在“电话列表”方式下，“文件”菜单的页面设置只有“表格式”和“备忘录”两种格式选择，而切换到“地址卡”视图，这时的页面格式选择就多了。

　　如何制作格式优美的通讯簿？单击“视图”菜单，选择“当前视图”，单击“定义视图”选项，进入“定义‘联系人\’视图”对话框。

　　单击“新建”按钮，在“新视图名称”文本框中输入“通讯录（打印）”，在视图类型中选择“卡”，单击“确定”按钮，单击“字段”按钮，在“按此顺序选择这些字段”列表中选中“后续标志”，单击“删除”按钮，用同样的方法将在通讯簿中不需要的字段删除。选中可用字段中的“家庭地址”，单击“添加按钮”使它添加到“按此顺序选择这些字段”列表中来，单击“下移”按钮，使“家庭地址”字段排列在最后一位，用同样的方法调整其他字段顺序，单击“确定”按钮。

　　一般通讯簿不需要打印联系人列表中的通讯组信息，可以单击“筛选”按钮，单击“高级”选项卡，单击“字段”按钮，选择“常用字段”，单击“姓氏”选项，单击“条件”按钮，选择“非空”，这样由于通讯组没有“姓氏”字段，所以不符合“姓氏”字段非空的条件，所以它们就不会在视图中显示出来了。单击“确定”按钮，单击“确定”，确认添加条件。单击“其他设置”按钮，选择“显示空字段”复选框，这样即使联系人的某字段没有值，Outlook也会空出适当的位置，单击“确定”按钮。单击“确定”按钮退出“新建视图设置”对话框。单击“应用视图”按钮。这样出来的视图就像一张张的名片排列在一起。现在单击“文件”菜单，选择“打印”命令，选择“卡片式”，单击“预览”按钮，这时鼠标变为一个放大镜，单击要查看细节的地方，可以看得更清楚。

　　现在“名片”还排列得并不整齐。单击预览窗口的“打印”按钮，回到“打印”对话框。单击“页面设置”按钮，在“格式”选项卡里去除“每封信件的标题”复选框，这样表示排序依据的字母就不会出现，卡片的排列就整齐了。“纸张”选项卡是用来设置打印机所用的纸张的，我们可以根据自己的情况做相应的设置。单击“页眉页脚”选项卡，在这里可以定义页眉和页脚。此时单击“打印”按钮，回到“打印”对话框，单击“确定”按钮就可以打印了。

(责任编辑：admin)

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