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创建新的桌面数据库

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本文介绍了启动 Access 2010 和创建将在台式计算机上（而不是在网站上）使用的数据库的基本过程。本文还解释了如何使用模板创建桌面数据库，以及如何通过创建自己的表、窗体、报表和其他数据库对象来从头开始生成数据库。此外，本文还介绍了一些可用于将现有数据输入新数据库的技术。

 注释    Access 2010 还支持创建在运行 Access Services（SharePoint Server 的一个新组件）的服务器上部署的 Web 数据库。您可以在 Web 浏览器中使用 Web 数据库 - 除非要进行设计更改，否则无需使用 Access。本文没有介绍如何创建 Web 数据库。有关创建 Web 数据库的详细信息，请参阅生成可在 WEB 上共享的数据库一文。

本文内容

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概述

使用模板创建数据库

在不使用模板的情况下创建数据库

将数据从另一个源复制到 ACCESS 表中

导入、追加或链接到来自另一个源的数据

添加应用程序部件

打开现有的 ACCESS 数据库

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概述

在首次启动 Access 时，或者在关闭数据库而没有关闭 Access 时，将显示 Microsoft Office Backstage 视图。

可以从 Backstage 视图开始着手创建新数据库、打开现有数据库，或查看来自 Office.com 的特色内容 - 您可以使用 Access 对 数据库文件或在数据库之外（而不是在数据库内）执行的任何操作。

创建数据库

当您打开 Access 时，Backstage 视图将显示“新建”选项卡。“新建”选项卡为您提供多种创建新数据库的方式：

添加到数据库

开始使用数据库后，便可以添加字段、表或应用程序部件。

应用程序部件是一项新增功能，借助此功能，您可以同时使用多个相关的数据库对象，就如同它们是一个对象一样。例如，一个应用程序部件可能由一个表以及一个基于该表的窗体组成。使用应用程序部件，您可以同时添加表和窗体。

您还可以创建查询、表单、报表和宏，也就是说可以创建您习惯使用的所有数据库对象。

使用模板创建数据库

Access 附带了各种各样的模板，您即可以按原样使用这些模板，也可以只使用这些模板作为创建数据库的起点。模板是拿来即用的数据库，其中包含执行特定任务时所需的所有表、查询、窗体和报表。例如，有些模板可用于跟踪问题、管理联系人或记录费用；有些模板则包含一些可以帮助演示其用法的示例记录。

如果其中的某个模板符合您的需要，则使用该模板通常可以最快地开始使用数据库。但是，如果要将其他程序中的数据导入 Access，则您可能会决定最好不使用模板创建数据库。模板含有已定义好的数据结构，要使现有数据适合于模板的结构可能需要大量的工作。

 注释    虽然两者都使用 SharePoint，但链接到 SharePoint 网站的桌面数据库与使用 Access Services 的 Web 数据库有所不同。若要使用桌面数据库，必须安装 Access。而 Web 数据库则可在 Web 浏览器中使用。

Access 将基于您所选择的模板创建数据库，然后将该数据库打开。对于很多模板，此时将显示一个窗体，您可以开始在其中输入数据。如果您的模板包含示例数据，可以单击记录选择器（紧靠记录左侧的阴影框或阴影栏）删除每条记录，然后执行以下操作：

在“开始”选项卡上的“记录”组中，单击“删除”。

有关使用模板的详细信息，请参阅选择和使用 ACCESS 模板一文。

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在不使用模板的情况下创建数据库

如果不想使用模板，则可以通过生成自己的表、窗体、报表和其他数据库对象来创建数据库。多数情况下，这涉及以下一项或两项操作：

若要了解有关如何规划和设计数据库的详细信息，请参阅“请参阅”一节。

创建空数据库

Access 将创建一个含有名为 Table1 的空表的数据库，然后在“数据表”视图中打开 Table1。游标将被置于“单击以添加”列中的第一个空单元格中。

在“数据表”视图中输入数据与在 Excel 工作表中输入信息极为类似。在输入数据的同时将创建表结构，在向数据表中添加新列时，会在表中定义一个新字段。Access 将根据输入的数据自动设置每个字段的数据类型。

如果此时不希望在 Table1 中输入数据，请单击“关闭” 。如果对表进行了任何更改，则 Access 会提示您保存这些更改。单击“是”保存更改，单击“否”放弃更改，或者单击“取消”使该表保持打开状态。

要点  如果在未进行任何保存操作的情况下关闭 Table1，Access 就会删除整个表，即使已在该表中输入了数据也是如此。

添加表

可使用“创建”选项卡上“表”组中的命令将新表添加到现有数据库中。

在数据表视图中开始创建表  在数据表视图中，可以直接输入数据并使 Access 在后台生成表结构。字段名以编号形式指定（Field1、Field2 等），并且 Access 会根据输入的数据自动设置每个字段的数据类型。

Access 将创建表，并选择“单击以添加”列中的第一个空单元格。

Access 将显示常用字段类型列表。单击所需的字段类型，Access 会将新字段添加到数据表中的插入点处。

可以通过拖动字段来移动它。当您将字段拖入数据表中时，将出现一个垂直插入栏，显示将放置该字段的位置。

应当为每个字段指定有意义的名称，以便当您在“字段列表”窗格中看见该字段时能够知道它包含的内容。

也可以选择多个相邻的列，然后将这些列一起拖到新位置。为此，请单击第一列的列标题，然后在按住 Shift 的同时单击最后一列的列标题。

在设计视图中开始创建表  在“设计”视图中，首先创建表的结构，然后切换至“数据表”视图以输入数据，或者使用某种其他方法（如粘贴或导入）输入数据。

在设计视图中设置字段属性  无论您如何创建表，都最好检查并设置字段属性。有些属性只能在数据表视图中显示，而有些属性则只能在设计视图中设置。若要切换至设计视图，请在导航窗格中右键单击表，然后单击“设计视图”。若要查看字段的属性，请在设计网格中单击该字段。属性将显示在设计网格下的“字段属性”下面。

若要查看每个字段属性的描述，请单击该属性，并阅读“字段属性”下面属性列表旁边的框中的说明。通过单击“帮助”按钮可获得更详细的信息。

下表介绍了通常要调整的一些字段属性。

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将其他源中的数据复制到 Access 表中

如果数据当前存储在其他程序（如 Excel）中，则可以将其复制并粘贴到 Access 表中。通常，此方法最适合用于像在 Excel 工作表中一样已按列分隔的数据。如果数据位于字处理程序中，最好使用制表符分隔数据列，或者在复制数据之前先在字处理程序中将数据转换为表。如果数据需要进行任何编辑或处理（如将全名分隔为名字和姓氏），则在复制数据之前可能需要先执行此操作，在不熟悉 Access 的情况下尤其如此。

将数据粘贴到空表中时，Access 会根据每个字段中发现的数据种类来设置该字段的数据类型。例如，如果所粘贴的字段只包含日期值，则 Access 会将“日期/时间”数据类型应用于该字段。如果所粘贴的字段只包含文字“是”和“否”，则 Access 会将“是/否”数据类型应用于该字段。

Access 根据第一行粘贴数据中的内容来命名字段。如果第一行粘贴数据与后面的行类型相似，则 Access 判断第一行属于数据，并赋予该字段空泛的名称（如 F1、F2 等等）。如果第一行粘贴数据与后面的行不相似，则 Access 判断第一行包含字段名，Access 将据此命名字段，并且不将第一行算作数据。

如果 Access 赋予通用字段名称，则您应当尽快重命名字段，以免冲突。请使用以下步骤：

 注释    也可以通过切换至设计视图并在该视图中编辑字段名来重命名字段。要切换至设计视图，请在“导航”窗格中右键单击该表，然后单击“设计视图”。要切换回数据表视图，请在“导航”窗格中双击该表。

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导入、追加或链接到其他源中的数据

您可能有数据存储在其他程序中，而且希望将这些数据导入新表，或者将这些数据追加到 Access 内的现有表中。您也可能会与将数据存放在其他程序中的用户协同工作，而且希望通过链接数据在 Access 中使用这些用户的数据。无论哪种情况，都可以在 Access 中轻松地使用来自其他源的数据。可以从 Excel 工作表、其他 Access 数据库中的表、SharePoint Foundation 列表或其他各种源导入数据。所用过程会因数据源的不同而略有差别，不过以下过程可使您对此有基本的了解。

例如，如果您要从 Excel 工作表导入数据，则请单击“Excel”。如果未看到需要的程序类型，则单击更多。

 注释    如果在“导入”组中找不到正确的格式类型，则可能有必要启动最初创建这些数据所用的程序，然后使用该程序以通用文件格式（如带分隔符的文本文件 （带分隔符的文本文件：一种文件，所含数据中的各个字段值由字符分隔开，如逗号或制表符。））保存数据，然后才能将这些数据导入 Access 中。

如果从 Access 数据库导入对象或链接表，将会出现“导入对象”或“链接表”对话框。选择所需的项目，然后单击“确定”。

具体过程取决于是选择导入、追加还是链接数据。

如果选择导入表，Access 会将数据导入新表中，然后在“导航”窗格中的“表”组下显示该表。如果选择将数据追加到现有表，则数据将添加到该表中。如果选择链接到数据，Access 会在“导航”窗格中的“表”组下创建一个链接表。

有关如何将各种类型的数据导入 Access 中的更具体的信息，请访问“请参阅”一节中相应的链接。

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添加应用程序部件

您可以使用应用程序部件来向现有数据库中添加功能。应用程序部件可以像单个表一样简单，也可以包含多个相关对象（如表和绑定窗体）。

例如，“注释”应用程序部件包含一个具有自动编号 ID 字段、日期字段和备注字段的表。您可以向任何数据库中添加该表，并按原样使用它，也可以对它进行最少的自定义。

打开现有的 Access 数据库

 注释    可以直接打开采用外部文件格式（例如 dBASE、Microsoft Exchange 或 Excel）的数据文件。还可以直接打开任何 ODBC 数据源 （ODBC 数据源：位于支持开放式数据库连接性 (ODBC) 协议的程序或数据库中，需要进行访问的数据和信息。），例如 Microsoft SQL Server。Access 将在数据文件所在的文件夹中自动创建新的 Access 数据库，并添加指向外部数据库中每个表的链接。

提示

还可以在 Backstage 视图的导航栏中显示最近的数据库以实现与双击访问（单击“文件”选项卡，然后单击要打开的最近数据库）相同的效果。在靠近“最近”选项卡底部的位置，选中“快速访问以下数量的最近数据库”复选框，然后调整要显示的数据库数量。

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请参阅