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怎样根据公司需求选择财务综合系统
by AMT 胡鹏


概述

在完成报告任务时，许多公司希望能大幅提高工作效率，但却经常由于资金短缺而无计可施。其中最大的原因，就是因为当前的财务综合系统在进行装备时，没有考虑到与财务部门需求相适应的时间及资源方面的限制因素。

这种缺陷并不一定意味着财务人员不能得出正确的结果，但是，不能提供实时数字的系统会有误导作用，并将危及盈利能力。

为了取得成功，要求财务综合系统必须具备如下功能:

控制：操纵计划和报告流程的能力

现实性：汇报有意义结果的能力

可用性：易于财务部门及其人员建立和维护

连通性：链接到其它部分的计划和报告流程

数据完整性：报告的结果是准确的并易于审核的

针对大公司的报告需求，已出现了一些软件产品， 使用专门的综合系统可以带来巨大的利益。 例如，美国航天界的 Lockheed Martin 公司，称其将财务报告时间减少了60%（从 9 变成 3 天），同时员工生产率提高了一倍。

解决办法似乎很简单：实施一个综合软件包，就可看到报告时间减少，同时生产率增加。除此之外，是否还有其它东西需要考虑？初看起来, 一种软件包与另一种软件包好象没有什么差别，但实际上软件包之间也许存在着根本的不同，并将对最终结果产生巨大影响。

本文将对于怎样评估和选择正确的财务综合系统提出七个指导性原则。

1、选择的系统既要符合整体需求，又要符合局部需求

远程子公司经常将标准的公用报告系统看作是一种强制性措施，它们把满足自己的局部需求放到更高的优先级别上，也更为重视。公用系统则通常会将额外的负担增加给财务部门，或者延迟对局部结果的分析。其结果是，组织将不得不浪费宝贵的时间来采取一些对组织的局部和整体都有利的措施。

如果看一下报告流程，则会发现在此过程中涉及到以不同的方式汇总数据，在不同系统间进行映射，有时甚至需要重输入等，这些都有可能导致错误。那些整体报告所需的信息对局部报告来说通常是不够的， 结果造成局部组织和整体组织的重复劳动，并且还可能导致两套结果之间的不一致性。

允许子公司扩充或定制符合自身需求的应用程序的综合系统可以为整个组织带来巨大的利益。一些远程子公司也是综合场所，如果综合系统允许这些子公司有效地进行子综合的话，那么整体报告流程将得到显著提高。

通过同一个系统，局部用户的工作既能满足其本身需求，同时也可以符合整体需要。当局部综合系统是整体应用的一个延伸部分时，不一致性就能得到根除，作为局部报告流程的一个副产品，整体需要也同时就得到了满足。这样，每个人都可以花比较少的时间来制作信息，而将时间更多的用于分析结果，并且错误也将大大减少。

具有这些功能的综合系统是相当少的，当对一个系统进行评估的时候，重要的是看其是否能根据局部需求进行定制，并且同时保持整体报告应用程序的完整性。

2、选择的系统要能够根据不同需要来处理不同层次的明细问题

除了常规综合报告外，公司通常还需要更为详细的管理报告，这增加了对于财务综合系统的需求。过去, 生成一个综合报告意味着对各个指定的单位汇集一系列指定的帐目，随着竞争的加剧以及边际利润的减少，这要求在管理报告中必须具备相应的详细信息。 综合系统应该能够按照产品、客户、销售单位或生产成本等来汇报信息。

传统的报告系统通常并不能控制明细的层次，在这些系统中，通常假设所收集的信息都是预先规定的同一层次，并且每个月所收集的明细资料数量也相同；另外还假设企业中的公司都是同种类型的业务或行业，有相同的运作环境，甚至相同的会计科目表。

这些传统的方法意味着，要么得不到所需信息，要么所得到的信息不适用，这样的活动完全是对时间的浪费；另外还意味着，公司的财务人员必然不能对某些特殊类型的业务信息进行分析。因此，得到这些结果的用户必将不能了解组织的真实情况。

解决的办法是，根据时期、版本、组织方式等对数据进行裁剪。综合系统应该做的是为决策提供支持，而不是为决策提供结论。

3、选择的系统要能够预防例外。

综合系统应该具备的主要功能之一是对决策的支持， 对这个功能是好是坏的重要评判标准在于对例外情形的预防措施。

对于传统的系统来说，这意味着必须生成大量的报告，每个报告中都包含着不计其数的差异计算。随着数据量的增加和所反映的业务维数的增加，要想找出例外的差异越来越困难。

这中间所涉及到的数据量可能是非常大的，通过一系列的报告得到信息，然后再叫人详细审查其中的例外，这无异于大海捞针。为了确保业务问题或机会不被忽略，必须找到一种简便的方法来寻找并确定例外。

一旦找出例外，应该允许用户调查其环境条件—— 这是否一种趋势? 与其他单位或产品相比较如何?如果这种差异持续下去，其效果是什么? 如此等等。

虽然大多数的综合系统可以简便地生成报告，但能预防例外的却少之又少，对基于代理的技术 （ 具有例外搜索功能，且不需用户干预的软件） 的使用仅局限于一小部分产品。

另外，大多数系统都允许某种程度