Exchange收件人管理中常见需求

ghosty

    需求一：阻止所有来自于internet的邮件。 　　在企业的邮箱管理中，有时候出于一些特定的目的，可能需要限制企业员工不能接受来自企业外部的邮件，而只能接收员工之间的内部邮件。这主要是出于提高企业邮箱服务器的安全性，同时，也是防止员工在上班时间处理自己的私人邮件。况且，企业很多员工，确实在上班时间不需要接收外部邮件。所以，企业邮箱管理人员希望能够对外部邮件进行限制，禁止员工利用公司邮箱接收外部邮件。
　　解决方案：
　　在“收件人管理”中，有个传递限制的管理选项。通过这个项目，可以实现这个目的。打开传递限制对话框，里面有一个“仅来自通过身份验证的用户”复选框。选择这个复选框的话，就表示这个只有企业的内部用户，即在活动目录上通过身份验证的用户所发送的邮件，收件人才可以收到。这将阻止任何没有通过Windows网络身份验证的人所发送的邮件。一般来说，从企业外部人发送的邮件，其发送人地址都不会通过网络身份验证，所以，通过这个功能，可以有效的组织企业外部人所发送的邮件。
　　在这个收件人限制中，还可以设置一些例外的选项。如一个采购员，我们除了允许他接收内部员工发送的邮件之外，还允许其接收供应商那边发送的邮件。此时，我们就可以为采购员配置一些例外选项，达到这个目的。我们选择“来自任何人，除了”选项，然后，在下面添加入供应商那边的地址。如此，该采购员虽然不能收到外部来的邮件，但是，只要供应商的邮件地址在这个例外的列表中，那么该采购员就可以收到这个邮件。只是作为邮箱管理员，工作量可能会大一点，需要及时更新这个邮件列表。但是，只要掌握了其中的规律，这个难度也不是很大，如可以根据供应商邮件的后缀名等方式，减少工作量。
　　需求二：邮件自动转发功能。
　　有时候，可能某个采购员请了七天的婚假，在这个假期内，业务还是需要处理。一般来说，这个采购员在企业内部会有代理人。故，员工希望在他请假的这几天，发送给他的邮件能够自动转发给他的代理人，如此的话，他的工作才不会被耽误。而且，用户还希望，转发后邮件在该采购员的帐户中仍然存在。如此，采购员休假回来，还可以查看到底邮件上交代的事情有没有一一处理完成。
　　而有时候，我们可能需要对某个用户的邮件进行监控，看看其是否有泄露公司机密的嫌疑或者跟供应商合谋损害公司的利益。此时，我们希望，该采购员所有接收的邮件都能够转发到一个特定的邮箱里，以方便我们稽核，等等。类似的需求，我们都可以通过服务器的邮件自动转发功能来实现。
　　实现方式：
　　在服务器收件人的常规管理选项卡中，有一个功能，叫做“地址转发”，就可以实现类似的功能。若我们启用这个功能，就可以在此输入我们需要转发的邮件地址，可以是一个，也可以同时转发给多个人。同时，还可以选择将邮件的副本同时转发给我们确定的地址及用户的邮箱。也就是说，我们可以根据实际的需求，确定是否需要在原帐户中保留邮件。若我们需要保留的话，则可以选种“转发给转发地址及用户帐户”，如此在邮件转发后，在用户的帐户中邮件仍然会存在。同时，删除其中一个邮箱的邮件，其他邮箱中，该邮件不会有影响。
　　在某些情况下，我们可能不需要把邮件再发送给原先的帐户。如我们可以利用这个功能隐藏我们实际的收件人地址。如我们可能真正的收件人是A，但是，我们不希望外部的人知道这个邮件地址。如此，我们就可以再设置一个邮件帐户B，把发往这个邮件帐户的邮件都自动转发给A。这种情况下，我们就不需要在帐户B上再保留邮件。否则的话，就会无端的浪费服务器很多宝贵的空间。
　　邮件自动转发功能，一般主要用于代理人之间的关系。如我认识一家企业，其是一家咨询公司。如现在他们有个员工甲，其有个经理姓赵。他们企业要求，客户发送给甲的邮件，都需要同时发送给赵经理。只有如此，赵经理才能够知道现在员工甲跟客户沟通的到底如何了，有没有遇到什么问题，需不需要帮助，等等。若要实现这个需求的话，就可以利用这个“自动转发”功能来实现。
     需求三：邮件委派。
　　我们在管理实务中，经常会遇到邮件委派的问题。如根据企业的管理要求，生产经理要在每个星期一的时候，发一份本周的生成计划给采购、仓库、检验、财务、销售等部门，让他们可以提早进行相关的工作安排，免得到时候手忙脚乱。遇到这种情况，我们一般的做法是，先由生产计划人员做好生产计划，然后把该计划发邮件给生产经理。生产经理再把这个邮件转发给其他部门。显然，这么处理的话，中间要转几个弯，不是很方便。现在企业希望，生产计划员能否直接以生产经理的名义，把这个生产计划发给相关的部门呢?这就是邮件委派的问题。
　　其实，邮件委派的问题，不光是在企业内部发生。更有价值的使用，是在跟外部客户进行交流的过程中发生的。如有些企业每个月就会把公司最近开发的产品或者报价信息发送给客户，这种情况下，一般不能以销售员的名义发送，而应该是企业总经理或者销售总监的名义发送邮件。所以，有些企业就会把总经理或者销售总监的邮箱用户名与密码告诉销售员，让他们利用这个邮箱发送邮件。但是，明显这不是很安全，销售员知道了用户名与密码之后，就可以随意的查看他们的邮箱，从而获取一些他们不需要知道的信息，甚至一些客户下单的意向，从而销售员可以根据这个信息，把定单转下给其他厂商，以谋取私利。若利用邮件委派功能的话，可以轻松的实现这个需求，而且，也不会有多大的安全威胁。
　　解决方案：
　　在邮箱服务器收件人管理中，有一个“管理委派”的功能。我们启用这个功能之后，用户就可以在这里输入“委托人”的帐户，如此的话，受委托人就可以利用委托人的名义，发送邮件。
　　利用邮件委派的好处就是，受委托人不需要知道委托人的邮箱密码，只需要知道邮件地址，就可以实现邮件发送的功能。由于受委托人不知道委托人的邮箱密码，如此的话，受委托人也就不能查看委托人的邮箱内容，这就可以保障委托人的油箱安全。而且，利用邮箱委派功能的话，还可以根据需要，在把邮件发送给其他人的时候，也同时发邮件给委托人，一方面告诉委托人，邮件已经发送;另一方面，也是让委托人查看邮件信息，是否齐全，等等。
　　需求四：突破邮件大小的限制。
　　笔者在以前的文章中，谈到过可以设置用户邮件收发大小的限制，从而保障服务器的性能。但是，在一些特殊的情况下，可能用户还是需要发送一些大邮件，如带有照片或者图纸的附件等等。所以，有时候，企业中的个别用户可能需要比全局配置上规定的所允许的容量更大的空间。为此，我们不需要在全局配置上进行更改，直接在特定的收件人帐户上进行更改。
　　如行政部门的员工跟我们说，他们现在需要接收一份大邮件，附件中有广告公司给我们做广告的样板。但是，这个样板比较大，已经超出了邮件的大小限制。为此，他让我更改邮箱的大小限制。遇到这种情况，该如何简便有效的解决呢?
　　解决方案：
　　打开“传递限制”对话框，在最上方，就有“发送邮件大小”的页签。在这个页签中，默认情况下，其采用的是“使用默认限制”，也就是全局设置。我们在这个地方也可以自定义邮件发送大小，根据实际需要输入我们需要的值。在此处的设置，优先级别要比我们全局设置处要高。可以突破全局设置出的邮件大小限制。
　　不过话说回来，我一般不建议这么做。若员工需要接收大容量的邮件时，我们往往可以采用其他更廉价的方式。如可以通过FTP工具，设置一些即时聊天工具的文件传输功能来完成。而没有必要一定要采用邮箱进行发送。所以，一般最好不要利用邮箱服务器来传送比较大的邮件及附件，毕竟这不是邮箱服务器的强项。根据测试，传送大附件，FTP工具、即时传送工具要比邮箱服务器效率及安全性都要高的多。