会员登录 - 用户注册 - 网站地图 Office中国(office-cn.net),专业Office论坛
当前位置:主页 > 技巧 > Access技巧 > 数据库系统 > 正文

Microsoft Access经典入门之一

时间:2005-04-28 11:22 来源:未知 作者:未知 阅读:
作为Microsoft Offic 97五大主件之一的Microsoft Access,一出世好象就受到了“偏见”和“虐待”,它的名声远没有WORD、EXCEL那么大。然而access在MIS管理系统中散发的迷人芳香却是无法抗拒的,你想了解它吗?好,那就让我们走近她、揭开她美丽伊人的面纱吧!
  Microsoft access 97数据库面面观:
  那么Microsoft Access数据库到底是什么呢?简单地说它就是一些关于某个特定主题或目的的信息集合。使用 Microsoft access,可以在单一的数据库文件中管理所有的信息。在这个文件中,用户可以将自己的数据分别保存在各自独立的存储空间中,这些空间称作表;可以使用联机窗体来查看、添加及更新表中的数据;使用查询来查找并检索所要的数据;也可以使用报表以特定的版面布置来分析及打印数据。
  如果要保存数据,请为每一种类型的信息创建一个表。如果要从查询、窗体或报表中的多个表中将数据合并在一起,就要定义各个表之间的关系。
  如果要搜索并检索符合指定条件的数据,包括来自多个表中的数据,就要创建查询。查询的同时也可以更新或删除多条记录,并对数据执行内嵌或自定义的计算。
  如果要简单地直接在某个表中查看、输入及更改数据,请创建一个窗体。在打开一个窗体时,Microsoft access 将从一个或多个表中检索数据,并使用用户在“窗体向导”选择的版面布局或所创建的版面布局,将窗体显示在屏幕上。
  如果要分析数据或将数据以特定的方式打印出来,请创建一个报表。例如,可以打印一份将数据分组并计算数据总和的报表,也可以打印另一份带有各种数据格式的打印邮件标签的报表。
  轻轻松松创建MIS管理系统
  你家中的CD、VCD一定很多吧?是不是常遇到为找一张CD把一抽屉的碟子翻得乱七八糟的情况,你一定没少受埋怨——你不想整理它们一下?
  如:影片是国产的、还是国外的,是言情的、还是枪战的,这个明星主演了那些名片,这些影片又是哪个导演导的,等等如果你愿意,就让我们一起利用Microsoft access建立一个家庭CD、VCD管理的MIS系统。
  1.准备工作——确定数据库需要的表和字段
  由于我们要创建的MIS系统是一个小管理系统,因此,不必要建立几个表,只需一个表就行了。该表的字段有:编号、影片名称、领衔主演、导演、发行公司、影片类型、是否获奖。其中“编号”为主关键字,该关键字唯一确定每个记录的字段或字段集。
  2.向前走——创建数据库
  (1)使用“数据库向导”创建数据库 :
  在启动 Microsoft access 时,将自动显示对话框,上面有新建数据库或打开已有数据库的选项。单击“数据库向导”,然后单击“确定”按钮。在新建空数据库对话框中单击“确定”,然后指定数据库的名称和位置,单击“创建”按钮启动新建的数据库。接着新建表,然后填入相应的字段名称和数据类型,并设置字段大小、索引等项目,其它不填或取默认值。其中字段的最大设置值是255字节,数据类型有文本、备注、数值、日期/时间、货币、自动编号、OLE对象等,你可以根据不同的要求选择(如图1、图2)。
  (2)不使用向导创建数据库
  在启动 Microsoft Access 时,将自动显示对话框,上面有新建数据库或打开已有数据库的选项,请单击“空数据库”,然后单击“确定”。如果已经打开了数据库或当access 打开时显示的对话框已经关闭,请单击工具栏上的“新建数据库”按钮,然后双击“常用”选项卡上的空数据库图标。指定数据库的名称及位置,并单击“创建”按钮。
  3.别回头——数据库基本操作
  数据库的结构创建好了,接下来我们需要做的就是对数据库进行一系列的基本操作。
增加记录:在“数据表”视图或“窗体”视图中打开相应的窗体,单击工具栏上的“新记录“按钮 ,键入所需数据,然后按 TAB 键转至下一个字段,在记录末尾,按 TAB 键转至下一个记录(如图3)。
  编辑记录:如果要编辑字段中的数据,单击要编辑的字段,如果要替换整个字段的值,指向字段的最左边,在鼠标变为加号时,单击该字段,键入要插入的文本。
  注意:如果键入有错,可按 BACKSPACE 键;如果要取消对当前字段的更改,按ESC 键;如果要取消对整个记录的更改,在移出该字段之前再次按 ESC 键,当从一个记录移动到其它记录时, access 将保存对该记录的修改。
  复制或移动数据:在其它应用程序,如Excel、Word中,选择要复制或移动的一至多行。如果是从Word中复制数据,应确保记录在选择之前已经在表中排列好或已经使用制表符分隔开,如果粘贴数据到数据表中,应确保数据表中的列与要复制或移动的数据的顺序一致,如果粘贴数据到窗体上,而窗体上相应的控件名称与复制数据的列名相同,Access 将粘贴数据到名称相同的控件上。在access 中,打开要向其中粘贴记录的数据表或窗体,如果要替换现有记录,选择要替换的记录,然后单击工具栏上的“粘贴追加”或“粘贴”按钮 ;如果窗体中的记录选定器不可用,要选择当前记录,可单击“编辑”菜单中的“选择记录”命令。
删除记录:单击要删除的记录,单击工具栏上的“删除记录”按钮 。
  4.寻寻又觅觅——资料的排序、筛选与查询
  如果你想使你的VCD资料库中的影片摆放整齐、并且查询方便,因此掌握资料库的排序、查询与筛选是非常重要的。
排序记录:
  在“窗体”视图或“数据表”视图中,单击要用于排序记录的字段。单击鼠标右键,你就可以选择该字段的升序排序或降序排序,图4就是按“领衔主演”排序的记录集。在数据表中,可以同时选择两个或更多相邻近字段进行分别排序。Microsoft Access 从选择的最左边的列开始排序记录。在保存窗体或数据表时,Microsoft access 将保存该排序次序。
创建筛选:
  如果可以容易地在窗体、子窗体或数据表中找到并选择想要筛选记录包含的值的实例,可使用“按选定内容筛选”。操作方法是:单击“记录”子菜单“筛选”中“按选定内容筛选”,即可;(如图5),就是筛选出选定内容的一个例子。
如果要从列表中选择所需的值,而不想浏览数据表或窗体中的所有记录,或者要一次指定多个准则,可使用“按窗体筛选”。
如果焦点正位于窗体或数据表的字段中,而恰好需要在其中输入所搜索的值或要将其结果作为准则的表达式,可使用“输入筛选目标”。而如果是更复杂的筛选,则可使用“高级筛选/排序”。
  创建查询:
  利用查询可以通过不同的方法来查看、更改以及分析数据。也可以将查询作为窗体和报表的记录源,最常见的查询类型是选择查询。选择查询将安装指定的准则,从一个或多个表中获取数据,并按照所需的排列次序显示。
具体操作:单击数据库视图的“查询”,按“新建”,选择设计视图,“确定”,选择表和查询,添加表,然后按“添加”,在“选择查询”表中选择“字段”,并确定排序要求,最后保存查询,这样,一个选择查询就完成了(如图6)。
你也可以在“新建”中选择简单查询向导、交叉表查询向导、查找重复项查询向导、查询不匹配查询向导来建立查询。
  5.美丽新世界——报表制作
  也许,你想把你的VCD资料库打印出来,随时查看。如果你是VCD店的老板,那么这也将是最好的宣传。Microsoft access中的报表功能,就能办到,它可以在报表中控制每个对象的大小和显示方式,并可以按照所需的方式来显示相应的内容。
具体操作:单击“报表向导”,在“报表向导”对话框中选择可用字段,按“下一步”,然后选择字段排序,最多可用四个字段排序, “下一步”选择报表的布局,最后按“完成”。如图7所示,就是一个家庭VCD资料库的报表设计格式。图8为报表的预览界面。
还有其它报表的设计方法,如自动报表(纵栏表)、自动报表(表格)、图标向导、标签向导,我就不一一讲了,大家可以自己尝试尝试。
  一统江湖——与其它软件共享数据库
  (1)数据库类型转换
  以往,不同数据库往往无法分享彼此建立的资料。如果你以前习惯使用dBase建立数据库,却因Windows世界的到来,老板为了赶时髦,下了一道命令,以后公司不再使用dBase建立数据库,还要你将所有在dBase上所建立的数据库,全部重新输入至Access 97的数据库中,听到这个消息后,想必你一定是哭天怨地、手足无措。就算有一千个使用Access 97的理由,你还是不情愿更换数据库。其实,对于这一点Access 97早就想好了对策,Access 97提供了调用、导出等多种方法来让你做数据库的转换。你只要点击“工具”菜单数据库实用工具”子菜单中的“转换数据库”(如图9),然后选择要转换的其它类型数据库,如dBase,数据库就会成功地从dBase转换到access 97中,非常地简单。
  (2)在Word 中调用access 数据
可以以 RTF 格式 (.rtf) 文件保存数据表、窗体或报表的输出。RTF 格式文件可保留字体和样式等带格式的信息,可以用 Microsoft Word 和其他 Windows 字处理程序或桌面出版程序打开。 如前例,在Microsoft access中,打开CD、VCD管理系统数据库的表1,点击“保存为/导出”,把表1以 RTF 格式保存,然后在Microsoft Word文件指定位置打开表1.rtf就行了(如图10)。
  (3)将access 数据导出到Excel:
如前例所示,在数据库窗口中单击要导出的表或查询的名称,表1,然后在“文件”菜单上,单击“另存为/导出”命令,在“另存为”对话框,单击“另存为一个外部文件或数据库”,然后单击“确定”按钮。在“保存类型”框中单击所需的电子数据表格式。单击“保存位置”框右侧的箭头,选定导出的目标驱动器和文件夹。在已有的电子数据表,或者在“文件名”框内输入新文件名。此时注意在保存到已有电子表时Access 将删除并替代其中的数据,因此要特别小心。f单击“导出”按钮,access 将会创建包含表或查询数据的电子数据表文件。表或查询中的字段名被放置在电子数据表的第一行(如图11)。
  防患于未然——保护数据库
  (1)加密或解密数据库
  对数据库进行加密将压缩数据库文件,并使其无法通过工具程序或字处理程序解密。数据库解密则为加密的反过程。
  方法:启动Microsoft Access,但不打开数据库。单击“工具”菜单“安全”子菜单中的“加密/解密数据库”。指定要加密或解密的数据库,然后单击“确定”按钮。指定加密或解密之后的数据库名称、驱动器及文件夹,然后单击“确定”按钮。如果使用原有的数据库名称、驱动器和文件夹,在加密或解密成功后,Microsoft Access 会自动将原有的数据库替换为加密或解密后的版本。但如果出现错误,Microsoft access将保留原有的数据库文件。
  (2)给数据库设置密码:
  方法:打开数据库,并选择“独占”复选框,单击“打开”,然后单击“工具”菜单“安全”子菜单中的“设置数据库密码”,输入密码,验证,最后单击“确认”就完成了数据库设置的密码,(如图12)当打开VCD资料库的时候,要提示输入密码r

(责任编辑:admin)

顶一下
(1)
100%
踩一下
(0)
0%
发表评论
请自觉遵守互联网相关的政策法规,严禁发布色情、暴力、反动的言论。
评价: