玩转Outlook的个人文件夹

tmtony

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作为Microsoft Office的一个组件，Outlook在现实生活中的运用越来越受到广大电脑爱好者的喜爱。与Outlook Express相比，Outlook更能做为个人的办公助理，其功能也不仅仅局限于管理电子邮件。正是因为如此，在使用过程中，我们会发现，Outlook的使用也较为复杂。



在公用机上，每个人都希望自己的信件不被别人所看见，想备份自己的电子邮件，又不想像在Outlook　Express中那样进行复杂的操作，这该怎么办？今天向您介绍的“个人文件夹”，可以解决上面的问题。



Outlook中的 “个人文件夹”（PST文件）在实质上是一组Outlook信息的集合，如：收件箱、发件箱、草稿、地址簿（不含账号）。它为每个用户都建立有自己的PST文件。如果你使用的是Windows 2000，那么，你会在“c:\Documents and Settings\用户名\Local Settings\Application Data\Microsoft\Outlook”目录下面发现一文件“Outlook.pst”，这就是个人文件夹的相关信息。这个文件对应于用户的Outlook程序的信息。其运用范围有以下几方面：



管理多用户的电子邮件信息

在Outlook中，我们可以为每个用户单独建立一个独立的文件夹，并且能够为每个文件夹进行加密。









Outlook中有一个默认的用户，这个用户的个人文件夹所对应的PST文件一般为“Outlook.pst”，如果你想要Outlook管理多个用户，那么，此时你应该在Outlook的工具条中选择“新建”→“个人文件夹（pst）”。

在上面的步骤中，我们可以对文件夹的保存位置及文件名进行设定。设定好文件名之后，你可以对个人文件夹的更多的特性进行设置。



我们可以对文件夹的加密进行设置，这也就是对多用户的电子邮件管理的核心，如果你使用了加密的文件夹，那么，别人在输入正确的密码之前，是无法查看到该文件夹里面的内容，怎么样，这可是在Outlook Express中不具有的功能哦！



进行完上面的操作之后，你便会在Outlook的文件夹列表中看到你刚才新增的文件夹，在Outlook中可以进一步来个性化你的文件夹。通过Outlook的“组织”功能将满足特定条件的邮件移到新建的文件夹里（甚至可以将所有的POP邮件全部转移到你新增的文件夹里），真正做到“个人专用”信箱。



这样一来，你每次启用Outlook时，Outlook都会要求你（或者其他用户）输入该文件夹所对应的密码，否则，你将不能够查看到该文件夹里面的任何信息。如果你使用的是Windows 2000，并且启用了NTSF的文件系统，将你的PST文件放在只有你才能够打开的目录里，这样便能够实现绝对的“安全”。



数据备份、数据共享

你也许有这种体验，如果你有两台计算机（比如在办公室和家里各有一台），每台计算机上都安装有Outlook，当你想把在办公室里所收到的电子邮件全部转移到你家中的那台计算机上，这该怎么办？同样也是利用“个人文件夹”。首先在办公室里的计算机上，利用Outlook所提供的“导入导出”功能将Outlook中的全部资料导出到一个PST文件里。回到家中，同样也是利用“导入导出”功能将上述PST文件导入至家中的计算机，这样，办公室的计算机上的电子邮件全部可以显示在你家中的计算机上了。



“个人文件夹”的这一个用途对那些喜欢重装系统的电脑爱好者来说是最有用的，在进行重装之前，将Outlook中的全部信息备份至PST文件中，系统装好之后，在Outlook中将之恢复即可，用不着象以前用Outlook　Express那样麻烦。



如何维护个人PST文件

从上面的讲解中，我们可以看到，Outlook中基本上所有的信息都被保存在PST文件中，那么，随着时间的推移，这个PST文件的大小很可能越来越大，甚至影响了Outlook的工作效率。这时，你就不得不对PST文件进行“减肥”了。这种维护分为两种情况：如果PST文件的大小你还能够接受，那么最简单的方法就是利用“压缩”功能：在个人文件夹属性里选择“高级”，在这个属性设置里，我们可以对文件夹的大小进行压缩；如果你平时的电子邮件收发量比较大，而且，其中的部分资料对你的使用已经不起作用时，我们可以考虑重建你的PST文件。



具体办法是，通过“查找”功能，找到你的个人文件夹所对应的PST文件（比如说是Outlook.pst），然后将之重命名（当然，如果你想将Outlook中的信息全部删除，直接删除Outlook.pst即可，重命名的目的在于有保留地删除）。再启动Outlook时，系统会提示你找不到“Outlook.pst”文件，并且在你忽略查找Outlook.pst文件时，Outlook会为你自动新建一Outlook.pst文件，同时，你会发现，原来的信息（特别是联系人信息）全部都不见了！别着急，在“文件”选单中选择“打开”栏的“个人文件夹（pst）”，找出刚才被你重命名的PST文件，这时，你原来的信息也会出现在Outlook中，接着你所要做的事情就是在新建的文件夹和原来的文件夹进行数据交换:将原来的文件夹里你想保存的信息移到新建的文件夹里，信息备份完之后，将重命名的PST文件删除。



PST文件对于Outlook来讲，就好像注册表对于操作系统那样，是Outlook的核心。灵活运用个人文件夹，必将为你的使用带来更为简单、高效的体验。

hgxly

090313 学习