Excel办公实用小技巧10则

jsy165

Excel办公实用小技巧10则

     

一.在Excel中巧写月份

　　月度报表的标题中常含有月份数值。笔者在工作中利用函数自动填写月份，感觉十分方便。

　　笔者使用Excel制作的一个报表(模板)标题是“×市×局×月份在职职工工资表”。这个表是当月修改，当月打印。所以，笔者采用以下两个步骤输入标题：

　　1.将标题所占据的各单元格合并；

　　2.在合并的单元格中输入：=“烟台市农机局”&MONTH(NOW())&“月份在职职工工资表”。

　　这样，每月编写(修改)打印工资表时，函数MONTH()和函数NOW()便自动将机内的月份数返回并写入标题中。

　　另一个报表的标题是“×月份收入支出情况表”。与第一个工资表不同的是，此表编报、汇总并打印的是上一个月的收入/支出情况，所以不能直接套用工资表中对两个函数的应用。笔者采用下述方法解决了这一问题，即在合并后的单元格中输入：=IF(MONTH(NOW())=1，12，MONTH(NOW())-1)&“月份收入支出情况”。这样，当1月份编报此表时，标题中自动显示“12月份收入/支出情况表”；而在2～12月编报报表时，标题中自动显示上月的月份数值，例如2月份编报的报表标题是“1月份收入/支出情况表”。

　　二.用Excel的图表制作生成图表的方法

　　图表可以用来表现数据间的某种相对关系，在常规状态下我们一般运用柱形图比较数据间的多少关系;用折线图反映数据间的趋势关系;用饼图表现数据间的比例分配关系。运用Excel的图表制作可以生成多种类型的图表，下面以柱形图、折线图、饼图三种类型为例，分别介绍其制作方法。

　　(一)、柱形图

　　1.点击“开始→程序→Microsoft Excel”,进入Excel工作界面，先制作统计表格，并拖拉选取要生成图表的数据区。

　　2.单击“插入”工具栏中的“图表”，显示图表向导第一步骤—图表类型对话框，选择图表类型为柱形图，单击“下一步”。

　　3.进入图表向导第二步骤——图表数据源，根据需要选择系列产生在行或列，单击“下一步”。

　　4.进入图表向导第三步骤——图表选项，此时有一组选项标签，用来确定生成的图表中需要显示的信息(如图表标题、轴标题、网格线等，可根据个人生成图表的需要选择)。

　　5.通常直接单击“下一步”进入图表向导第四

　　步骤——图表位置，在默认状态下，程序会将生成的图表嵌入当前工作表单中。如果希望图表与表格工作区分开,选择新工作表项，在图表1位置输入新表单的名称(本例使用默认状态)。

　　6.如果以上各步骤的操作发生错误，可按“上一步”按钮返回重新选择，完成图表向导第4步骤操作后，如没有错误，单击“完成”按钮，就生成了比较数据的柱形图。

　　(二)、折线图

　　在最终生成的柱形图中，用鼠标右键单击图区域，显示命令列表，从中选择图表类型选项，显示图表类型对话框，从对话框中选择折线图，单击“确定”按钮后就生成了反映数据趋势的折线图。

　　(三)、饼图

　　同折线图的生成步骤基本一样，只要从“图表类型”对话框中选择“饼图”，单出“确定”按钮，就能生成反映数据比例分配的饼图。

　　说明:在图表的制作过程中、制作完成后均有很多种修饰项目，可根据自己的爱好和需要，按照提示，选择满意的背景、色彩、子图表、字体等修饰图表。

　　三.在Excel中对特殊文字进行处理的方法

　　你也许从不用Excel来完成短篇文章或报告(其实Excel也能做得很出色)，但在Excel工作表中必然会遇到一些文字处理过程，因此，如何将文字内容安排妥当，将是一件重要的工作。除了常规的文字字体、字号、字型、颜色，下划线、对齐的编辑处理外，还要注意以下几项:

　　1.自动换行

　　当一个单元格的数据内容超过所设定的列宽时，可以要求自动换行(行高随之改变)。步骤:

　　(1)选中欲设定自动换行的单元格或范围；

　　(2)选中格式菜单单元格命令；

　　(3)在[单元格格式]对话框中选中[对齐]标签；

　　(4)确认[自动换行]复进框并确定。

　　2.强行换行

　　同一单元格内，有些长数据或条列式内容必须强行换行才能对齐。方法是光标移到在需要换行的位置上同时按下Alt+Enter键(使用强行换行时，系统会同时选择自动换行功能)。

　　3.文字旋转

　　工作表中有时需要直排或旋转数据的方向。方法是在[单元格格式]对话框中选择[对齐]标签，再在[方向]框中选中所要的格式。

　　4.文本类型的数字输入

　　证件号码、电话号码、数字标硕等需要将数字当成文本输入。常用两种方法:一是在输入第一个字符前，键入单引号"\'"；二是先键入等号"="，并在数字前后加上双引号"""。请参考以下例子:

　　键入\'027，单元格中显示027；

　　键入="001"，单元格申显示001；

　　键入="""3501"""，单元格中显示"3501"。(前后加上三个双

xc2001011712

不错哦

lfxwolf

学习学习

lovenon

感谢LZ,受累啦,

ddy9710

实用性强,坚定完毕[em01]

joyark

谢谢楼主

刘青梅

感谢LZ